職場で相談がありました。
職場ではBrotherの複合機タイプのFAXを使用しているのですが、付属アプリのPC-FAXをPCにインストールして、印刷するかのごとく操作をすると、FAX回線を使ってFAXが送れます。毎日多くの書類を取引先にFAXで送っているスタッフが不自由を感じているという相談でした。
まず、こちら側の問題で、PC-FAXが通常のFAX処理（送信もしくは受信）をしているタイミングにかち合うと、PC-FAXからの送信がタイムアウトしてしまうことがあるらしく、相手先に届いてないというケース。もちろんFAXは不達通知としてプリントアウトするのですが、FAXの番をしている訳では無いのでまさか送れてないとは思いもしないとのこと。ずいぶん後になって気づいて納期が遅れたりすることもあるのだとか。
そしてもう一つは相手先の問題。先方は社内でFAXサーバを使って管理しているらしく、FAXサーバの処理が滞留してしまったり、担当者が宛先の人に渡すのを忘れたり、FAXサーバの処理が遅くて検索しても見つからなかったりするそうで、度々電話で確認しなくてはならないとのこと。送ったはずが送れてないという事がしょっちゅう起こっているのだとか。
「PCからExcelで作った書類を、印刷操作でPC-FAXで送る感じで電子メールで送れないかな？」
ま、とどのつまりはこういう要望でした。今までに相談されたことの無い内容だけに、しばし考えてみたのですが、やはり何らかの形で電子データ化する必要はある訳で、それを少ない手間でメーラーの送信メールに添付すると・・・PDFしか無いかなぁ。
いずれにしても検証するしかないね。
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